Stjórnarhættir

Félagið

Sláturfélag Suðurlands svf. (SS) er samvinnufélag. Um félagið gilda lög um samvinnufélög. [1] Leiðbeiningar Kauphallarinnar um stjórnarhætti fyrirtækja taka ekki að öllu leyti tillit til starfshátta samvinnufélaga sem eru í sumum veigamiklum atriðum ólík hlutafélögum. Af þessum sökum fylgir SS ekki að öllu leyti leiðbeiningum Kauphallarinnar um stjórnarhætti fyrirtækja. SS er skráð á First North markaðnum hjá NASDAQ OMX. Ekki er gerð krafa um að fyrir liggi yfirlýsing vegna stjórnarhátta hjá fyrirtækjum sem skráð eru á First North markaðnum.  SS kýs samt sem áður að birta hana.

Félagsfundir

Félagsfundir hafa æðsta vald í málefnum félagsins með þeim hætti sem lög og samþykktir SS ákveða. Til félagsfunda, þ.m.t. aðalfunda þarf að boða með minnst 14 daga fyrirvara og skal dagskrá fundarins getið í fundarboði. Vegna fyrirkomulags á félagsfundum er ekki hægt að upplýsa með fyrirvara um aðila sem koma til með að gefa kost á sér til stjórnarsetu með sama hætti og í hlutafélögum. Í fundarboði kemur ekki fram tillaga um fundarstjóra enda ekki til staðar sérstök tilnefningarnefnd. Fundargerðir félagsfunda eru sendar fulltrúum sem sitja félagsfundi. Fulltrúar hafa einir atkvæðisrétt á félagsfundi. [2] Hlutaskrá B-deildar stofnsjóðs er aðgengileg  og á vefsíðu félagsins eru birtar upplýsingar um 20 stærstu eigendur B- deildar.

Stjórn

Stjórn SS ræður öllum málum félagsins milli félagsfunda samkvæmt lögum og samþykktum félagsins. Stjórnin gætir þess að skipulag félagsins og starfsemi sé jafnan í réttu horfi og að nægjanlegt eftirlit sé með bókhaldi og fjármunum. Stjórn SS er skipuð fimm aðalmönnum og fimm varamönnum. Skulu þeir kosnir á aðalfundi úr hópi félagsmanna. [3]Vegna eðlis SS sem samvinnufélags eru stjórnarmenn jafnframt innleggjendur afurða og þar með félagsmenn.
Formaður félagsstjórnar stýrir stjórnarfundum. Afl atkvæða ræður úrslitum á stjórnarfundum. Ef atkvæði eru jöfn, telst meirihluti þeim megin sem atkvæði formanns er. Stjórn dótturfélagsins Reykjagarðs hf. er skipuð tveimur af stjórnarmönnum SS en alls skipa fjórir stjórn félagsins.
Stjórn SS og dótturfélagsins Reykjagarðs hafa sett sér starfsreglur sem byggja á leiðbeiningum um stjórnarhætti fyrirtækja sem gefnar eru út af Viðskiptaráði Íslands, Nasdaq OMX Iceland hf. og Samtökum atvinnulífsins. Í starfsreglunum er fjallað nánar um hlutverk og störf stjórna félaganna.
Upplýsingar um áhættustýringu er að finna í skýringu 3.18 í ársreikningi þar sem m.a. kemur fram að almenn stefna félagsins sé að takmarka gjaldeyris- og vaxtaáhættu. Í skýringu 23 er greining á áhættu tengdri fjármálagerningum.

Forstjóri

Forstjóri er ráðinn af stjórn SS og annast hann daglegan rekstur félagsins í samræmi við stefnu og fyrirmæli félagsstjórnarinnar og félagsfundar. [4] Ráðstafanir sem eru óvenjulegar eða mikils háttar getur forstjóri aðeins gert með samþykki stjórnarinnar.  Það er jafnframt hlutverk forstjóra að starfsemi félagsins sé í samræmi við samþykktir félagsins og gildandi löggjöf þannig að hagsmunir félagsins séu hafðir að leiðarljósi.

Endurskoðendur, kjörnir skoðunarmenn og endurskoðunarnefnd

Á aðalfundi SS er kjörinn löggiltur endurskoðandi eða endurskoðunarfélag og á aðalfundi 2010 var Deloitte hf. kjörinn endurskoðandi félagsins. Deloitte hf. er jafnframt endurskoðandi dótturfélagsins Reykjagarðs hf.
Á aðalfundi SS eru einnig kjörnir skoðunarmenn til tveggja ára í senn og ganga þeir út sitt hvort árið. Á sama hátt eru kjörnir tveir skoðunarmenn til vara. Skoðunarmenn skulu vera úr hópi félagsaðila utan stjórnar. Skoðunarmenn skulu yfirfara rekstur félagsins og ársreikning, fylgjast með að innra eftirlit í rekstri félagsins sé í góðu lagi og fylgjast með framkvæmd samþykkta félagsfunda og stjórnar. Þeir gefa aðalfundi skýrslu um störf sín.

Stjórn SS skipaði endurskoðunarnefnd á árinu 2009 og setti henni starfsreglur en endurskoðunarnefndin er undirnefnd stjórnar. Endurskoðunarnefndina skipa skoðunarmenn félagsins og varaformaður stjórnar. Með þessu hefur starfssvið kjörinna skoðunarmanna verið fært inn í endurskoðunarnefndina, sem starfar sem samskiptaaðili milli stjórnar félagsins, stjórnenda og ytri endurskoðenda. Meginverkefni nefndarinnar er að aðstoða stjórn við að uppfylla skyldur sínar með því að starfa sem óháður og hlutlægur aðili sem hefur eftirlit með reikningsskilaferli félagsins og innra eftirliti hans ásamt störfum ytri og innri endurskoðenda félagsins.

Aðrar nefndir

Á aðalfundi SS er kosin nefnd sem hefur það hlutverk að leggja fram tillögu að launum stjórnar, skoðunarmanna og greiðslur til fulltrúa á félagsfundum. Sérstök starfskjaranefnd með víðtækara hlutverk hefur ekki verin talin ástæða til að skipa þar sem stjórn félagsins ræður forstjóra félagsins og ákveður kjör hans. Forstjóri ræður aðra starfsmenn. Þó skal forstjóri hafa samráð við stjórn félagsins um ráðningu starfsmanna í stjórnunarstöður.
Ekki hefur verið skipuð sérstök tilnefningarnefnd til að koma með tilnefningu stjórnarmanna þar sem samþykktir félagsins og löng hefð er fyrir að tillögur um stjórnarmenn komi beint frá fulltrúum á aðalfundi og þeir komi úr hópi félagsmanna. [5]

[1] Lög um samvinnufélög nr. 22/1991.
[2] 23. gr. samþykkta Sláturfélags Suðurlands svf.
[3] 27. gr. samþykkta Sláturfélags Suðurlands svf., sjá nánar skilyrði.
[4] 29. gr. samþykkta Sláturfélags Suðurlands svf.
[5] 1. mgr. 27. gr. samþykkta Sláturfélags Suðurlands svf.